Définir un modèle de gestion efficace

Un projet d’intensification des usages induit une utilisation plus soutenue des espaces, de par l’élargissement des horaires d’utilisation du lieu, l’ouverture à des usages différents de ceux prévus initialement ou l’accès à différents publics d’usager.e.s. Ces éléments induisent une gestion du lieu plus complexe (gestion des accès et des plannings, suivi des équipements, coordination entre les différents usagers, nettoyage...). Pour s’y adapter, il est nécessaire de mettre en place des modèles et outils de gestion spécifiques (plannings, règles d’usages, gestionnaire ou opérateur de site...).

Pourquoi ?

Un projet d'intensification des usages exige la mise en place d'un modèle de gestion technique et logistique adapté, afin de :

• Assurer une gestion harmonieuse des différents usages et usager·e·s
• Informer les usager·e·s du site
• Assurer la sécurité des biens et des personnes
• Rendre l'intensité d'usage désirable et prouver que de tels modèles fonctionnent
• Respecter les exigences du Décret Tertiaire

Comment ?

Les mesures et outils à mettre en œuvre afin de fluidifier la gestion d'un projet d'intensité d'usage sont variés :

• Se baser sur le diagnostic du bâtiment (cf fiche « Diagnostiquer votre bâtiment ») afin d'identifier le fonctionnement actuels des espaces, les dispositifs présents, les difficultés de gestion et de maintenance
• Former les ressources humaines déjà présentes (ex : SSIAP, concierge...)
• Recruter des profils et ressources humaines dédiées à la gestion du lieu, fixes ou ponctuelles selon les besoins (ex : opérateur, gestionnaire de site intensifié...)
• Etablir des plannings partagés entre les différents usagers pour permettre une transparence d’information (ex : semainiers, agendas en ligne...)
• Spatialiser les différents espaces mutualisés et assurer un suivi des équipements présents
• Mettre en place des équipements et mobiliers modulables adaptés à la mixité d’usage (ex : casiers individuels, salles de stockage..)
• Définir un contrôle des accès harmonieux et respectant les contraintes du lieu (ex : badges, boîtes à clé..).
• Coconstruire, appliquer et communiquer sur les règles d’usage permettant d’assurer une intensification durable et viable (ex : règlement intérieur, protocoles de nettoyage...)
• Contractualiser avec une convention d'occupation temporaire ou pérenne. Exiger également que le preneur dispose d'une assurance
• Faire signer une charte d'engagement ou une convention à l’ensemble des parties prenantes concernées
• Mettre en place des réunions régulières (hebdomadaires, mensuelles..) entre les usagers ou leurs représentants afin de se coordonner au mieux
• Accompagner l'autonomie d'usage par une signalétique limpide et des règles d'usage clairement affichées dans les espaces pour faciliter l'appropriation du lieu et le respect de ses modalités d'usage par tous les usagers.

Points de vigilance

• Anticiper les différents coûts liés à la gestion (équipements et mobilier, abonnement à une plateforme de réservation de salle, salaires, temps de coordination...)
• Attention à ne pas alourdir des fiches de poste d’agent.e.s déjà surchargé.e.s
• Création de nouveaux métiers nécessaire (ex : opérateur de l'intensité d'usage)
• Intégrer la notion d'usure plus rapide des équipements dans les lieux intensifiés
• Bien rédiger des comptes rendus des différentes étapes et ateliers pour garder l’historique des arbitrages et discussions
• Dépasser le déclaratif : l'intensification peut faire peur du point de vue de la sécurité, de l'assurance ou des enjeux sanitaires. Renseignez-vous sur ce qu’il est possible de faire ou non (cf fiches « Enjeux réglementaires et juridiques »)